Pelajaran 1Daftar periksa inventaris untuk meja selamat datang: lencana, tali gantung, papan klip, pena, gulungan lencana, cetak daftar tamu, formulir walk-inPelajari cara menyiapkan dan memverifikasi semua bahan meja selamat datang, dari lencana dan tali gantung hingga formulir dan alat tulis, dengan metode penghitungan, pelabelan, penyimpanan, dan pengisian ulang yang mencegah kekurangan dan kebingungan menit terakhir.
Perencanaan jumlah lencana, tali gantung, dan pemegangPengaturan papan klip, pena, dan alat tulis cadanganDaftar tamu tercetak dan formulir pendaftaran walk-inPelabelan, pengepakan, dan pengangkutan bahanPemeriksaan inventaris di lokasi dan rencana pengisian ulangPelajaran 2Pengaturan daftar tamu digital dan tercetak: daftar utama, cetak di lokasi, spreadsheet tablet check-in, privasi dan penanganan dataPelajari cara menyusun daftar tamu digital dan tercetak, mengelola tablet dan spreadsheet, serta menerapkan aturan privasi dan penanganan data agar check-in cepat, akurat, dan sesuai persyaratan penyelenggara.
Membuat bidang dan kategori daftar tamu utamaMenyiapkan daftar tercetak dan salinan cadanganPengaturan tablet dan spreadsheet untuk check-inProsedur untuk walk-in dan edit menit terakhirAturan privasi, akses data, dan retensiPelajaran 3Peran staf dan lembar jadwal: penugasan stasiun hostess, waktu shift, catatan serah terimaJelajahi cara mendefinisikan peran hostess, penugasan stasiun, waktu shift, dan catatan serah terima, menggunakan lembar jadwal rinci agar setiap anggota tim tahu di mana berada, apa yang dilakukan, dan siapa yang menangani setiap tugas.
Mendefinisikan peran dan ruang tanggung jawab hostessMenugaskan stasiun dan rencana rotasi berdasarkan areaMembuat lembar jadwal rinci dengan blok waktuCatatan serah terima untuk pergantian shift dan istirahatAlat komunikasi untuk pembaruan waktu nyataPelajaran 4Pertanyaan pra-acara esensial untuk ditanyakan kepada penyelenggara (demografi tamu, daftar VIP, jendela kedatangan, alur kedatangan)Pelajari pertanyaan kunci yang harus ditanyakan kepada penyelenggara sebelum acara tentang demografi tamu, VIP, jendela kedatangan, dan alur, memungkinkan salam yang disesuaikan, staf, dan perencanaan kontingensi di area selamat datang.
Memperjelas demografi tamu dan kode berpakaianMengonfirmasi daftar VIP, prioritas, dan protokolJendela kedatangan yang diharapkan dan waktu puncakAlur kedatangan yang direncanakan dan detail transportasiKebutuhan khusus, aksesibilitas, dan catatan budayaPelajaran 5Perencanaan tanda dan penunjuk arah: tanda pintu masuk, coat check, arahan dinding foto, tanda kamar mandi dan tempat dudukBagian ini menjelaskan cara merencanakan tanda yang jelas dan konsisten serta penunjuk arah, mencakup pintu masuk, coat check, dinding foto, kamar mandi, dan tempat duduk agar tamu bergerak percaya diri tanpa arahan verbal terus-menerus.
Branding pintu masuk dan tanda pendaftaranPenempatan tanda coat check dan tiketTanda arah dinding foto dan fotograferPenunjuk arah kamar mandi dan aksesibilitasTanda identifikasi tempat duduk, baris, dan seksiPelajaran 6Desain sistem lencana dan aturan pengkodean warna: VIP, Media, protokol tamu umum dan izin aksesPahami cara mendesain sistem lencana yang jelas dengan warna, label, dan aturan akses untuk VIP, media, dan tamu umum, memastikan hostess dapat dengan cepat mengenali izin dan membimbing tamu dengan benar.
Mendefinisikan kategori lencana dan tingkat aksesMemilih warna dan petunjuk visual untuk setiap kelompokTata letak cetak: nama, jabatan, dan organisasiAturan untuk cetak ulang, lencana hilang, dan perubahanPembekalan hostess tentang pemeriksaan dan kontrol lencanaPelajaran 7Daftar periksa koordinasi dengan vendor: keamanan, katering, AV, staf coat check, fotograferPelajari cara berkoordinasi dengan lancar dengan tim keamanan, katering, AV, coat check, dan fotografer, memperjelas jadwal waktu, titik kontak, standar layanan, dan rencana kontingensi agar hostess dapat mendukung vendor dan menyelesaikan masalah pada hari acara.
Mengonfirmasi kontak vendor dan saluran komunikasiMenyesuaikan jadwal kedatangan, pengaturan, dan pembongkaran vendorMemperjelas standar layanan dan jalur eskalasiBerkoordinasi keamanan, zona akses, dan pengirimanMerencanakan kontingensi untuk keterlambatan atau masalah teknisPelajaran 8Skrip pembekalan pra-shift dan rencana latihan: salam, protokol eskalasi, prosedur daruratBagian ini merinci cara menjalankan pembekalan pra-shift yang efektif, termasuk skrip salam, panduan nada suara, aturan eskalasi, dan prosedur darurat, ditambah metode latihan untuk menyelaraskan tim hostess sebelum pintu dibuka.
Menetapkan agenda pembekalan, waktu, dan aturan kehadiranSkrip salam standar dan nada suaraTangga eskalasi untuk masalah dan keluhan tamuPoin pembicaraan darurat dan evakuasiLatihan cepat dan skenario peranPelajaran 9Tata letak venue dan logistik: pintu masuk, penempatan coat check, lokasi dinding foto, akses panggung utama, pintu daruratPahami cara membaca dan menyempurnakan tata letak venue dari perspektif hostess, memetakan pintu masuk, coat check, dinding foto, akses panggung, dan pintu darurat untuk merancang alur tamu yang lancar dan posisi hostess yang jelas.
Meninjau rencana lantai dengan penyelenggara atau perwakilan venueMerencanakan rute pintu masuk tamu primer dan sekunderPenempatan optimal coat check dan dinding fotoAkses belakang panggung, panggung, dan area terbatasPertimbangan pintu darurat dan alur kerumunan
