Bài học 1Danh sách kiểm kê bàn tiếp đón: thẻ, dây đeo, bảng kẹp, bút, cuộn thẻ, bản in danh sách khách, biểu mẫu khách vãng laiTìm hiểu cách chuẩn bị và kiểm tra tất cả vật liệu bàn tiếp đón, từ thẻ và dây đeo đến biểu mẫu và văn phòng phẩm, với phương pháp đếm, dán nhãn, lưu trữ và bổ sung ngăn ngừa thiếu hụt và nhầm lẫn phút chót.
Badge, lanyard, and holder quantity planningClipboards, pens, and backup stationery setupPrinted guest lists and walk-in registration formsLabeling, boxing, and transport of materialsOn-site inventory checks and replenishment planBài học 2Thiết lập danh sách khách kỹ thuật số và in: danh sách chính, bản in tại chỗ, bảng tính máy tính bảng check-in, bảo mật và xử lý dữ liệuTìm hiểu cách cấu trúc danh sách khách kỹ thuật số và in, quản lý máy tính bảng và bảng tính, áp dụng quy tắc bảo mật và xử lý dữ liệu để check-in nhanh chóng, chính xác và tuân thủ yêu cầu ban tổ chức.
Create master guest list fields and categoriesPrepare printed lists and backup copiesTablet and spreadsheet setup for check-inProcedures for walk-ins and last-minute editsPrivacy, data access, and retention rulesBài học 3Vai trò nhân viên và bảng chạy: phân công trạm nhân viên tiếp đón, thời gian ca, ghi chú bàn giaoTìm hiểu cách xác định vai trò nhân viên tiếp đón, phân công trạm, thời gian ca làm và ghi chú bàn giao, sử dụng bảng chạy chi tiết để mọi thành viên biết vị trí, nhiệm vụ và ai chịu trách nhiệm từng việc.
Define hostess roles and responsibility scopeAssign stations and rotation plan by areaCreate detailed run sheet with time blocksHandover notes for shift changes and breaksCommunication tools for real-time updatesBài học 4Các câu hỏi thiết yếu trước sự kiện hỏi ban tổ chức (nhân khẩu khách, danh sách VIP, khung giờ đến, luồng đến)Tìm hiểu các câu hỏi chính cần hỏi ban tổ chức trước sự kiện về nhân khẩu khách mời, danh sách VIP, khung giờ đến và luồng đến, giúp chào đón phù hợp, phân bổ nhân sự và lập kế hoạch dự phòng tại khu vực tiếp đón.
Clarify guest demographics and dress codeConfirm VIP list, priorities, and protocolsExpected arrival windows and peak timesPlanned arrival flow and transport detailsSpecial needs, accessibility, and cultural notesBài học 5Lập kế hoạch biển báo và hướng dẫn: biển lối vào, kiểm tra áo khoác, hướng tường ảnh, biển nhà vệ sinh và ghế ngồiPhần này giải thích cách lập kế hoạch biển báo và hướng dẫn rõ ràng, nhất quán, bao gồm lối vào, kiểm tra áo khoác, hướng tường ảnh, nhà vệ sinh và biển ghế ngồi để khách di chuyển tự tin mà không cần hướng dẫn miệng liên tục.
Entrance branding and registration signageCoat check and ticketing sign placementPhoto wall and photographer direction signsRestroom and accessibility wayfindingSeating, row, and section identification signsBài học 6Thiết kế hệ thống thẻ và quy tắc mã màu: VIP, Truyền thông, quy trình khách thông thường và quyền truy cậpHiểu cách thiết kế hệ thống thẻ rõ ràng với màu sắc, nhãn và quy tắc truy cập cho VIP, truyền thông và khách thông thường, đảm bảo nhân viên tiếp đón nhanh chóng nhận biết quyền hạn và hướng dẫn khách đúng.
Define badge categories and access levelsChoose colors and visual cues for each groupPrint layout: names, titles, and organizationRules for reprints, lost badges, and changesHostess briefing on badge checks and controlBài học 7Danh sách kiểm tra phối hợp nhà cung cấp: an ninh, catering, AV, nhân viên kiểm tra áo khoác, nhiếp ảnh giaTìm hiểu cách phối hợp suôn sẻ với an ninh, catering, AV, kiểm tra áo khoác và nhiếp ảnh gia, làm rõ thời gian, điểm liên lạc, tiêu chuẩn dịch vụ và kế hoạch dự phòng để nhân viên tiếp đón hỗ trợ nhà cung cấp và giải quyết vấn đề ngày sự kiện.
Confirm vendor contacts and communication channelsAlign vendor arrival, setup, and strike timelinesClarify service standards and escalation pathsCoordinate security, access zones, and deliveriesPlan contingencies for delays or technical issuesBài học 8Kịch bản báo cáo trước ca và kế hoạch diễn tập: chào đón, quy trình leo thang, quy trình khẩn cấpPhần này chi tiết cách tổ chức họp báo cáo trước ca hiệu quả, bao gồm kịch bản chào đón, hướng dẫn giọng điệu, quy tắc leo thang và quy trình khẩn cấp, cộng với phương pháp diễn tập để đồng bộ đội ngũ trước khi mở cửa.
Set briefing agenda, timing, and attendance rulesStandard greeting scripts and tone of voiceEscalation ladder for guest issues and complaintsEmergency and evacuation talking pointsQuick rehearsal drills and role-play scenariosBài học 9Bố cục địa điểm và hậu cần: lối vào, vị trí kiểm tra áo, vị trí tường ảnh, truy cập sân khấu chính, lối thoát khẩn cấpHiểu cách đọc và tinh chỉnh bố cục địa điểm từ góc nhìn nhân viên tiếp đón, vẽ lối vào, kiểm tra áo khoác, vị trí tường ảnh, truy cập sân khấu và lối thoát khẩn cấp để thiết kế luồng khách mượt mà và vị trí nhân viên rõ ràng.
Review floor plans with organizer or venue repPlan primary and secondary guest entrance routesOptimal placement of coat check and photo wallBackstage, stage access, and restricted areasEmergency exits and crowd flow considerations
