Lekcja 1Lista kontrolna inwentarza dla stolika powitalnego: badge, smycze, podkładki, długopisy, szpule badge, wydruki list gości, formularze dla wchodzącychPoznaj, jak przygotować i zweryfikować wszystkie materiały na stolik powitalny, od badge i smyczy po formularze i materiały biurowe, z metodami liczenia, etykietowania, przechowywania i uzupełniania, które zapobiegają brakom i zamieszaniu w ostatniej chwili.
Planowanie ilości badge, smyczy i uchwytówUstawienie podkładek, długopisów i zapasowych materiałów biurowychWydrukowane listy gości i formularze rejestracji wchodzącychEtykietowanie, pakowanie i transport materiałówKontrola inwentarza na miejscu i plan uzupełnieńLekcja 2Ustawienie cyfrowej i drukowanej listy gości: lista główna, wydruki na miejscu, arkusze check-in na tablecie, prywatność i obsługa danychNaucz się strukturyzować cyfrowe i drukowane listy gości, zarządzać tabletami i arkuszami, oraz stosować zasady prywatności i obsługi danych, tak aby check-in był szybki, dokładny i zgodny z wymaganiami organizatora.
Tworzenie pól i kategorii listy głównej gościPrzygotowanie drukowanych list i kopii zapasowychUstawienie tabletu i arkuszy do check-inProcedury dla wchodzących i edycji w ostatniej chwiliZasady prywatności, dostępu do danych i przechowywaniaLekcja 3Role personelu i arkusz przebiegu: przydziały stacji hostess, czasy zmian, notatki przekazaniaPoznaj, jak określać role hostess, przydziały stacji, czasy zmian i notatki przekazania, korzystając z szczegółowego arkusza przebiegu, tak aby każdy członek zespołu wiedział, gdzie być, co robić i kto obejmuje każde zadanie.
Określanie ról i zakresu odpowiedzialności hostessPrzydział stacji i plan rotacji według obszarówTworzenie szczegółowego arkusza przebiegu z blokami czasowymiNotatki przekazania dla zmian i przerwNarzędzia komunikacji do aktualizacji w czasie rzeczywistymLekcja 4Kluczowe pytania przed wydarzeniem do organizatora (demografia gości, lista VIP, okna przyjazdu, przepływ przyjazdu)Naucz się kluczowych pytań do organizatorów przed wydarzeniem dotyczących demografii gości, VIP-ów, okien przyjazdu i przepływu, umożliwiając dostosowane powitania, obsadę i planowanie awaryjne w strefie powitalnej.
Wyjaśnienie demografii gości i dress codePotwierdzenie listy VIP, priorytetów i protokołówOczekiwane okna przyjazdu i godziny szczytuPlanowany przepływ przyjazdu i szczegóły transportuSpecjalne potrzeby, dostępność i notatki kulturoweLekcja 5Planowanie oznakowania i nawigacji: oznakowanie wejścia, szatnia, kierunki do ścianki foto, oznakowanie toalet i siedzeńTen rozdział wyjaśnia, jak planować jasne, spójne oznakowanie i nawigację, obejmując wejścia, szatnię, ściankę foto, toalety i siedzenia, tak aby goście poruszali się pewnie bez ciągłych ustnych wskazówek.
Branding wejścia i oznakowanie rejestracjiUmieszczenie znaków szatni i biletówZnaki kierunkowe do ścianki foto i fotografaNawigacja do toalet i dostępnościZnaki identyfikacji siedzeń, rzędów i sekcjiLekcja 6Projekt systemu badge i zasady kolorowania: VIP, Media, protokoły ogólnych gości i uprawnienia dostępuZrozum, jak zaprojektować jasny system badge z kolorami, etykietami i zasadami dostępu dla VIP, mediów i ogólnych gości, zapewniając hostessom szybkie rozpoznawanie uprawnień i poprawne kierowanie gości.
Określanie kategorii badge i poziomów dostępuWybór kolorów i wskazówek wizualnych dla grupUkład druku: imiona, tytuły i organizacjaZasady przedruków, zgubionych badge i zmianInstruktaż hostess w sprawie kontroli badgeLekcja 7Lista kontrolna koordynacji z dostawcami: ochrona, catering, AV, personel szatni, fotografowieNaucz się płynnie koordynować z ochroną, cateringiem, AV, szatnią i fotografami, wyjaśniając terminy, punkty kontaktowe, standardy usług i plany awaryjne, tak aby hostessy mogły wspierać dostawców i rozwiązywać problemy w dniu wydarzenia.
Potwierdzenie kontaktów dostawców i kanałów komunikacjiDopasowanie terminów przyjazdu, setupu i demontażu dostawcówWyjaśnienie standardów usług i ścieżek eskalacjiKoordynacja ochrony, stref dostępu i dostawPlanowanie awarii na opóźnienia lub problemy techniczneLekcja 8Skrypt briefingu przed zmianą i plan próby: powitania, protokoły eskalacji, procedury awaryjneTen rozdział szczegółowo opisuje, jak przeprowadzić skuteczny briefing przed zmianą, w tym skrypty powitań, wskazówki tonu, zasady eskalacji i procedury awaryjne, plus metody prób dostosowujące zespół hostess przed otwarciem drzwi.
Ustalenie agendy briefingu, terminu i zasad obecnościStandardowe skrypty powitań i ton głosuDrabina eskalacji dla problemów i skarg gościPunkty mówione o awariach i ewakuacjiSzybkie próby i scenariusze role-playLekcja 9Układ miejsca i logistyka: wejście(a), umiejscowienie szatni, lokalizacja ścianki foto, dostęp do głównej sceny, wyjścia awaryjneZrozum, jak czytać i doskonalić układ miejsca z perspektywy hostessy, mapując wejścia, szatnię, ściankę foto, dostęp do sceny i wyjścia awaryjne, aby zaprojektować płynny przepływ gości i jasne pozycje hostess.
Przegląd planów pięter z organizatorem lub przedstawicielem miejscaPlanowanie głównych i drugorzędnych tras wejścia gościOptymalne umiejscowienie szatni i ścianki fotoKulisy, dostęp do sceny i obszary ograniczoneWyjścia awaryjne i rozważania przepływu tłumu