Lección 1Captura de asistencia y horas extras: reglas, redondeo, aprobaciones e integración con HRIS/sistemas de tiempoEsta sección detalla cómo capturar asistencia y horas extras con precisión, incluyendo reglas de tiempo, políticas de redondeo, flujos de aprobación e integración con HRIS y sistemas de tiempo, asegurando inputs compliant y consistentes para cálculos de nóminas.
Definir reglas de día laboral y semana laboralMétodos de entrada de tiempo y validaciónReglas de redondeo y riesgos de cumplimientoCaptura y flujos de aprobación de horas extrasSincronización de datos de tiempo a sistemas de nóminasMonitoreo de excepciones y faltas de marcaciónLección 2Reportes, presentaciones de impuestos y remesas estatutarias: deberes de proveedor vs empleadorAprenderás a diseñar flujos de reportes de nóminas y presentaciones de impuestos, definir qué tareas corresponden al empleador o proveedor, y asegurar remesa oportuna de impuestos y pagos estatutarios manteniendo documentación clara y trazas de auditoría.
Reportes centrales de nóminas y managementCiclos trimestrales y anuales de impuestosDeberes de cumplimiento empleador vs proveedorConciliación de salarios, impuestos y presentacionesTiming y métodos de remesa estatutariaMantenimiento de documentación lista para auditoríaLección 3Archivo y conservación de registros: recibos de sueldo, formularios fiscales, diarios de nóminas, períodos de retenciónAprenderás a diseñar conservación de registros de nóminas, incluyendo recibos de sueldo, registros, diarios y formularios fiscales, definir períodos de retención por tipo de documento y jurisdicción, y configurar almacenamiento seguro y procesos de recuperación para auditorías e indagaciones.
Registros clave de nóminas y sus propósitosDiseño de recibos de sueldo y estados de gananciasEstructuras de diarios y registros de nóminasReglas de retención por tipo de registroAlmacenamiento seguro y controles de accesoRespuesta a auditorías y solicitudes de registrosLección 4Cálculo de sueldo, validación y flujo de aprobación: roles de dueños, firmas y timing para nómina quincenalAquí diseñamos el flujo end-to-end de cálculo, validación y aprobación de sueldo, definiendo roles, controles y plazos para nómina quincenal para que resultados gross-to-net sean revisados, firmados y liberados con precisión y a tiempo.
Construcción del calendario quincenal de nóminasEjecución de ciclos de cálculo gross-to-netReportes de revisión de excepciones y varianzasPasos de aprobación de gerentes y finanzasCortes para cambios y reejecucionesLiberación final y revisión post-nóminaLección 5Manejo de excepciones: pagos off-cycle, correcciones, ajustes retroactivos de sueldoEsta sección explica cómo gestionar ejecuciones off-cycle, correcciones y ajustes retroactivos, incluyendo cuándo usar nóminas suplementarias, cómo recalcular impuestos y beneficios, y documentar aprobaciones para reducir riesgo y confusión.
Cuándo ejecutar nóminas off-cycleCorrección de errores de nóminas previasSueldo retroactivo y cambios de tarifaRecálculo de impuestos y deduccionesDocumentación de aprobaciones y rationaleComunicación de ajustes a empleadosLección 6Fondeo y ejecución de pagos: ACH, responsabilidades de proveedor de nóminas, conciliaciones bancariasEsta sección cubre cómo fondear nóminas, programar ACH y otros métodos de pago, coordinar con proveedores de nóminas y bancos, y realizar conciliaciones para que movimientos de caja, fees y pasivos sean precisos, oportunos y totalmente trazables.
Determinación de plazos de fondeo de nóminasReportes gross-to-net y requerimientos de cajaFlujos de ACH, transferencias y chequesRoles y SLAs de proveedores y bancosConciliación de cuentas bancarias de nóminasManejo de pagos devueltos o rechazadosLección 7Puntos de integración y herramientas: HRIS, registro de tiempo, portales de proveedores de nóminas, hojas de cálculo, APIsAquí exploramos cómo nóminas se conecta con HRIS, registro de tiempo, beneficios y herramientas bancarias, y cómo usar portales de proveedores, hojas de cálculo y APIs para estandarizar flujos de datos, reducir trabajo manual y mejorar precisión y visibilidad.
Mapeo de flujos de datos relacionados con nóminasInterfaces de sistemas HRIS y registro de tiempoUso efectivo de portales de proveedores de nóminasControles y templates de hojas de cálculoIntegraciones y automatización basada en APIsMonitoreo de errores de integración y fixesLección 8Cálculo de ganancias: asalariado vs por hora, matemática de horas extras, manejo de bonos y comisionesEsta sección explica cómo calcular sueldo regular y horas extras para staff asalariado y por hora, manejar bonos y comisiones, y aplicar tasas correctas, prorrateo y topes para que ganancias sean precisas, auditables y compliant con políticas cada ciclo.
Clasificación de empleados asalariados vs por horaEstablecimiento de tasas base y calendarios de pagoElegibilidad y cálculos de tasas de horas extrasProrrateo de sueldo para períodos parcialesMétodos de cálculo de bonos y comisionesDocumentación de reglas y aprobaciones de gananciasLección 9Deducciones y retenciones: impuestos, beneficios, embargos, tratamientos pre-impuesto vs post-impuestoAquí detallamos cómo configurar deducciones de impuestos, beneficios y embargos, distinguir ítems pre-impuesto de post-impuesto, y aplicar límites, prioridades y reglas jurisdiccionales para que neto sea correcto y legalmente compliant por empleado y período.
Mapeo de deducciones estatutarias vs voluntariasTratamiento de deducciones pre vs post-impuestoConfiguración de impuestos federales, estatales y localesReglas de primas y contribuciones de beneficiosPrioridad y límites de orden de embargosPruebas de precisión de neto y deduccionesLección 10Inputs de datos de nóminas: tiempo y asistencia, avisos de contratación/terminación/cambios, feeds de licencias y beneficiosEsta sección se enfoca en definir y validar datos de input de nóminas, incluyendo tiempo y asistencia, contrataciones, terminaciones, cambios de puesto y actualizaciones de beneficios, y establecer controles para que solo datos completos y aprobados entren en cada ejecución de nómina.
Estandarización de inputs de tiempo y asistenciaProcesamiento de contrataciones, terminaciones y cambiosCaptura de feeds de licencias y beneficiosTiempos de corte para cambios de input de nóminasValidación de completitud y precisiónPropiedad de revisión y firma de inputs
