Lekce 1Inventurní kontrolní seznam pro uvítací pult: štítky, stuhy, clipboardy, pera, badge navíjáky, výtisky seznamu hostů, formuláře pro walk-inZjistěte, jak připravit a ověřit všechny materiály pro uvítací pult, od štítků a stuh po formuláře a papírnictví, s metodami počítání, označování, skladování a doplňování, které zabraňují nedostatkům a zmatkům na poslední chvíli.
Plánování množství štítků, stuh a držákůNastavení clipboardů, per, záložního papírnictvíVytisknuté seznamy hostů a formuláře pro walk-in registraciOznačování, balení a přeprava materiálůKontrola inventury na místě a plán doplňováníLekce 2Nastavení digitálního a tištěného seznamu hostů: hlavní seznam, výtisky na místě, tabulkové listy na tabletu pro check-in, soukromí a manipulace s daty Naučte se strukturovat digitální a tištěné seznamy hostů, spravovat tablety a tabulky a aplikovat pravidla soukromí a manipulace s daty, aby byl check-in rychlý, přesný a v souladu s požadavky organizátora.
Vytvoření polí a kategorií hlavního seznamu hostůPříprava tištěných seznamů a záložních kopiíNastavení tabletu a tabulek pro check-inPostupy pro walk-in a posledních minutové úpravyPravidla soukromí, přístupu k datům a uchováváníLekce 3Role personálu a běžný plán: přiřazení stanovišť pro hostessy, časy směn, poznámky k předáváníProzkoumejte, jak definovat role hostess, přiřazení stanovišť, časy směn a poznámky k předávání pomocí detailního běžného plánu, aby každý člen týmu věděl, kde má být, co dělat a kdo kryje každou úlohu.
Definice rolí a rozsahu odpovědnosti hostessPřiřazení stanovišť a plán rotace podle oblastíVytvoření detailního běžného plánu s časovými blokyPoznámky k předávání pro změny směn a přestávkyKomunikační nástroje pro aktualizace v reálném časeLekce 4Zásadní předakční otázky pro organizátora (demografie hostů, VIP seznam, časová okna příjezdů, tok příjezdů)Naučte se klíčové otázky klást organizátorům před akcí ohledně demografie hostů, VIP, časových oken příjezdů a toku, což umožňuje přizpůsobené uvítání, personál a nouzové plánování v uvítací zóně.
Upřesnění demografie hostů a dress coduPotvrzení VIP seznamu, priorit a protokolůOčekávaná časová okna příjezdů a špičkyPlánovaný tok příjezdů a detaily dopravySpeciální potřeby, přístupnost a kulturní poznámkyLekce 5Plánování označení a navigace: označení vstupu, šatna, směry k fotostěně, označení toalet a sedadelTato sekce vysvětluje, jak plánovat jasné, konzistentní označení a navigaci pokrývající vstupy, šatnu, fotostěnu, toalety a sedadla, aby se hosté pohybovali sebevědomě bez neustálých verbálních pokynů.
Branding vstupu a označení registraceUmístění označení šatny a lístkůOznačení směrů k fotostěně a fotografoviNavigace k toaletám a přístupnostiOznačení sedadel, řad a sekcíLekce 6Návrh systému štítků a pravidla barevného kódování: VIP, Média, Obecní hosté protokoly a přístupová oprávněníPochopte, jak navrhnout jasný systém štítků s barvami, štítky a přístupovými pravidly pro VIP, média a obecné hosty, aby hostessy rychle rozpoznaly oprávnění a správně vedly hosty.
Definice kategorií štítků a úrovní přístupuVýběr barev a vizuálních nápověd pro každou skupinuRozložení tisku: jména, tituly a organizacePravidla pro dotisky, ztracené štítky a změnyInformování hostess o kontrole štítkůLekce 7Kontrolní seznam koordinace s dodavateli: bezpečnost, catering, AV, personál šatny, fotografovéNaučte se koordinovat plynule se bezpečností, cateringem, AV, šatnou a fotografy, upřesňovat časové plány, kontakty, standardy služeb a nouzové plány, aby hostessy podporovaly dodavatele a řešily problémy v den akce.
Potvrzení kontaktů dodavatelů a komunikačních kanálůSladění příjezdů, nastavení a demontáže dodavatelůUpřesnění standardů služeb a eskalaceKoordinace bezpečnosti, přístupových zón a dodávekPlán nouzových opatření pro zpoždění nebo technické problémyLekce 8Skript předšmenového briefingu a plán nácviku: uvítání, protokoly eskalace, nouzové postupyTato sekce detailně popisuje, jak provést efektivní předšmenový briefing včetně skriptů uvítání, pokynů k tónu, pravidel eskalace a nouzových postupů plus metod nácviku pro sladění týmu hostess před otevřením dveří.
Nastavení agendy briefingu, načasování a pravidel účastiStandardní skripty uvítání a tón hlasuEskalační žebřík pro problémy a stížnosti hostůMluvní body pro nouzové situace a evakuaciRychlé nácviky a scénáře rolíLekce 9Rozložení místa a logistika: vstup(y), umístění šatny, poloha fotostěny, přístup k hlavnímu pódiu, nouzové východyPochopte, jak číst a upravovat rozložení místa z pohledu hostess, mapovat vstupy, šatnu, fotostěnu, přístup na pódium a nouzové východy pro navržení plynulého toku hostů a jasných pozic hostess.
Prohlédnutí půdorysů s organizátorem nebo zástupcem místaPlán primárních a sekundárních tras vstupu hostůOptimální umístění šatny a fotostěnyPřístup za kulisy, na pódium a omezené zónyZohlednění nouzových východů a toku davu