سبق 1ਰਿਕੁਐਸਟਰ, ਅਪ੍ਰੂਵਰ, ਰਿਸੀਵਰ ਅਤੇ ਅਕਾਊਂਟਸ ਪੇਬਲ ਕਲਰਕ ਵਿਚਕਾਰ ਡਿਊਟੀ ਵੰਡਇਹ ਭਾਗ ਰਿਕੁਐਸਟਰ, ਅਪ੍ਰੂਵਰ, ਰਿਸੀਵਰ ਅਤੇ AP ਕਲਰਕ ਵਿੱਚ ਡਿਊਟੀ ਵੰਡ ਨੂੰ ਕਵਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਜੋਖਮ ਸੀਨੇਰੀਓ, ਭੂਮਿਕਾ ਡਿਜ਼ਾਈਨ, ਹੌਂਸਲਾ ਕੰਟਰੋਲ ਅਤੇ ਅਣਅਧਿਕਾਰਤ ਜਾਂ ਲੁਕੇ ਹੋਏ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਨੂੰ ਰੋਕਣ ਲਈ ਨਿਗਰਾਨੀ ਨੂੰ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਭਾਗ ਰਿਕੁਐਸਟਰ, ਅਪ੍ਰੂਵਰ, ਰਿਸੀਵਰ ਅਤੇ AP ਕਲਰਕ ਵਿੱਚ SoD ਨੂੰ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਜੋਖਮ ਸੀਨੇਰੀਓ ਅਤੇ ਨਿਗਰਾਨੀ ਨਾਲ ਅਣਅਧਿਕਾਰਤ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਰੋਕਦਾ ਹੈ।
Risk-based SoD principles and objectivesIncompatible duties and risk scenariosDesigning roles and access profilesMitigating controls where SoD is limitedPeriodic SoD review and remediationDocumenting SoD decisions and exceptionsسبق 2ਵੈਂਡਰ ਮਾਸਟਰ ਫਾਈਲ ਗਵਰਨੈਂਸ ਅਤੇ ਡੁਪਲੀਕੇਟ ਜਾਂ ਜਾਅਲੀ ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਨੂੰ ਰੋਕਣ ਵਾਲੇ ਕੰਟਰੋਲਇਹ ਭਾਗ ਜਾਅਲੀ ਜਾਂ ਡੁਪਲੀਕੇਟ ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਨੂੰ ਰੋਕਣ ਲਈ ਵੈਂਡਰ ਮਾਸਟਰ ਗਵਰਨੈਂਸ ਨੂੰ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਡਿਊ ਡਿਲੀਜੈਂਸ, ਡਾਟਾ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ, ਬਦਲਾਅ ਕੰਟਰੋਲ, ਪੀਰੀਯਡਿਕ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਅਤੇ ਸਹੀ, ਅਧਿਕਾਰਤ ਵੈਂਡਰ ਰਿਕਾਰਡ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਨਿਗਰਾਨੀ ਨੂੰ ਕਵਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਭਾਗ ਵੈਂਡਰ ਮਾਸਟਰ ਗਵਰਨੈਂਸ ਨੂੰ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਜਾਅਲੀ/ਡੁਪਲੀਕੇਟ ਸਪਲਾਇਰ ਰੋਕਦਾ ਹੈ, ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਅਤੇ ਡਾਟਾ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ ਨਾਲ।
Vendor onboarding due diligence stepsTax ID, banking, and address validationApproval workflows for new vendorsChange management for vendor master dataDuplicate and fictitious vendor detectionPeriodic vendor master review proceduresسبق 3ਸਬੂਤ ਰੱਖਿਆ: POs, ਰਸੀਦ ਰਿਪੋਰਟਸ, ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਰਿਕਾਰਡ, ਭੁਗਤਾਨ ਅਡਵਾਈਸਾਂ, ਬੈਂਕ ਰਿਕੰਸੀਲੀਏਸ਼ਨਇਹ ਭਾਗ POs, ਰਸੀਦਾਂ, ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ, ਭੁਗਤਾਨ ਅਡਵਾਈਸਾਂ ਅਤੇ ਬੈਂਕ ਰਿਕੰਸੀਲੀਏਸ਼ਨ ਲਈ ਰੱਖਿਆ ਲੋਰਾਂ ਦਾ ਵੇਰਵਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਤੇ ਪਾਲਿਸੀ ਡਰਾਈਵਰਾਂ, ਕੰਟਰੋਲ ਉਦੇਸ਼ਾਂ, ਰੱਖਿਆ ਸ਼ੈਡਿਊਲ, ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਸਟੋਰੇਜ ਅਤੇ ਆਡਿਟ-ਰੈਡੀ ਡਾਕੂਮੈਂਟੇਸ਼ਨ ਅਭਿਆਸਾਂ ਨੂੰ ਕਵਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਭਾਗ POs, ਰਸੀਦ ਰਿਪੋਰਟਸ, ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਅਤੇ ਬੈਂਕ ਰਿਕੰਸੀਲੀਏਸ਼ਨ ਲਈ ਸਬੂਤ ਰੱਖਿਆ ਨੂੰ ਵਿਸਥਾਰ ਨਾਲ ਦੱਸਦਾ ਹੈ, ਕਾਨੂੰਨੀ ਲੋਰਾਂ ਅਤੇ ਆਡਿਟ ਤਿਆਰੀ ਨਾਲ।
Control objectives of documentation retentionRetention schedules and legal requirementsStandardized filing and indexing practicesSecure storage, access, and confidentialityElectronic vs paper records and integrityPreparing audit-ready evidence packagesسبق 4ਤਿੰਨ-ਤਰੀਕਾ ਮੇਲ ਅਤੇ ਅਪਵਾਦ ਹੈਂਡਲਿੰਗ (PO, ਗੁਡਜ਼ ਰਸੀਦ, ਸਪਲਾਇਰ ਇਨਵੌਇਸ)ਇਹ ਭਾਗ PO, ਗੁਡਜ਼ ਰਸੀਦ ਅਤੇ ਸਪਲਾਇਰ ਇਨਵੌਇਸ ਵਿਚਕਾਰ ਤਿੰਨ-ਤਰੀਕਾ ਮੇਲ ਅਤੇ ਅਪਵਾਦ ਹੈਂਡਲਿੰਗ ਨੂੰ ਪਰਖਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਸਹਿਣਸ਼ੀਲਤਾਵਾਂ, ਵਰਕਫਲੋ ਰਾਊਟਿੰਗ, ਰੂਟ-ਕਾਜ਼ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਅਤੇ ਸਹੀ, ਅਧਿਕਾਰਤ ਭੁਗਤਾਨ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਡਾਕੂਮੈਂਟੇਸ਼ਨ ਨੂੰ ਕਵਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਭਾਗ ਤਿੰਨ-ਤਰੀਕਾ ਮੇਲ (PO, ਗੁਡਜ਼ ਰਸੀਦ, ਇਨਵੌਇਸ) ਅਤੇ ਅਪਵਾਦ ਹੈਂਡਲਿੰਗ ਨੂੰ ਵੇਖਦਾ ਹੈ, ਸਹਿਣਸ਼ੀਲਤਾਵਾਂ ਅਤੇ ਰੂਟ-ਕਾਜ਼ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਨਾਲ।
Core elements of three-way matchingSetting price and quantity tolerancesHandling partial receipts and backordersInvestigating and resolving mismatchesDocumenting approvals for exceptionsMonitoring recurring match exceptionsسبق 5ਪ੍ਰੋਕਿਓਰ-ਟੂ-ਪੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨਕਸ਼ੇਬੰਦੀ: ਖਰੀਦ ਰਿਕੁਇਜ਼ੀਸ਼ਨ, PO ਜਾਰੀ ਕਰਨਾ, ਗੁਡਜ਼ ਰਸੀਦ, ਇਨਵੌਇਸ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ, ਵੈਂਡਰ ਭੁਗਤਾਨਇਹ ਭਾਗ ਰਿਕੁਇਜ਼ੀਸ਼ਨ ਤੋਂ ਭੁਗਤਾਨ ਤੱਕ ਪੂਰੀ ਪ੍ਰੋਕਿਓਰ-ਟੂ-ਪੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਨਕਸ਼ੇ ਤੇ ਚੜ੍ਹਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਕੰਟਰੋਲ ਪੁਆਇੰਟਸ, ਮੁੱਖ ਜੋਖਮ, ਹੈਂਡਆਫ਼ ਅਤੇ ਸਿਸਟਮ ਟੱਚਪੁਆਇੰਟਸ ਨੂੰ ਪਛਾਣਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਨੂੰ ਇਕਸਾਰ, ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕੰਟਰੋਲ ਕੀਤਾ ਵਰਕਫਲੋ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਭਾਗ ਖਰੀਦ ਰਿਕੁਇਜ਼ੀਸ਼ਨ ਤੋਂ ਵੈਂਡਰ ਭੁਗਤਾਨ ਤੱਕ ਪੂਰੀ ਪ੍ਰੋਕਿਓਰ-ਟੂ-ਪੇ ਨੂੰ ਨਕਸ਼ੇ ਤੇ ਚੜ੍ਹਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਜੋਖਮ ਅਤੇ ਕੰਟਰੋਲ ਪੁਆਇੰਟਸ ਨਾਲ।
Purchase requisition creation controlsPurchase order issuance and approvalGoods receipt and verification stepsInvoice receipt and coding controlsPayment run preparation and releaseKey risks and controls at each stepسبق 6ਡੁਪਲੀਕੇਟ ਭੁਗਤਾਨ ਅਤੇ ਜਾਅਲੀ ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਰੋਕਣ ਲਈ ਕੰਟਰੋਲ (ਭੁਗਤਾਨ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਵਰਕਫਲੋ, ਪਾਜ਼ੇਟਿਵ ਪੇ, ਇਨਵੌਇਸ ਬੁਢਾਪਾ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ)ਇਹ ਭਾਗ ਡੁਪਲੀਕੇਟ ਭੁਗਤਾਨ ਅਤੇ ਜਾਅਲੀ ਇਨਵੌਇਸਾਂ ਨੂੰ ਰੋਕਣ ਵਾਲੇ ਕੰਟਰੋਲਾਂ ਤੇ ਧਿਆਨ ਕੇਂਦ੍ਰਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਸਿਸਟਮ ਵੈਲੀਡੇਸ਼ਨ, ਵਰਕਫਲੋ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ, ਪਾਜ਼ੇਟਿਵ ਪੇ, ਅਪਵਾਦ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿਕਾਰਤਤਾਵਾਂ ਪਛਾਣਨ ਲਈ ਐਨਾਲਿਟਿਕ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਕਵਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਭਾਗ ਡੁਪਲੀਕੇਟ ਭੁਗਤਾਨ ਅਤੇ ਜਾਅਲੀ ਇਨਵੌਇਸ ਰੋਕਣ ਵਾਲੇ ਕੰਟਰੋਲ (ਭੁਗਤਾਨ ਮਨਜ਼ੂਰੀ, ਪਾਜ਼ੇਟਿਵ ਪੇ, ਇਨਵੌਇਸ ਬੁਢਾਪਾ ਸਮੀਖਿਆ) ਤੇ ਫੋਕਸ ਕਰਦਾ ਹੈ।
Invoice capture and validation controlsThree-way and two-way match configurationsWorkflow approval design and thresholdsSystem checks for duplicates and overlapsPositive pay and bank-side validationException reports and analytic reviews