Lección 1Captura de asistencia y horas extra: reglas, redondeo, aprobaciones e integración con sistemas HRIS/tiempoEsta sección detalla cómo capturar asistencia y horas extra con precisión, incluyendo reglas de tiempo, políticas de redondeo, flujos de aprobación e integración con HRIS y sistemas de tiempo, asegurando entradas conformes y consistentes para cálculos de nóminas.
Definición de reglas de día laboral y semana laboralMétodos de entrada de tiempo y validaciónReglas de redondeo y riesgos de cumplimientoCaptura y flujos de aprobación de horas extraSincronización de datos de tiempo a sistemas de nóminasMonitoreo de excepciones y faltas de registroLección 2Reportes, declaraciones fiscales y remesas estatutarias: deberes del proveedor de nóminas vs empleadorAprenderás a diseñar flujos de trabajo de reporte y declaración fiscal de nóminas, definir qué tareas corresponden al empleador o proveedor, y asegurar remesas oportunas de impuestos y pagos estatutarios manteniendo documentación clara y rastros de auditoría.
Reportes principales de nóminas y gestiónCiclos de declaración trimestral y anual de impuestosDeberes de cumplimiento empleador vs proveedorConciliación de salarios, impuestos y declaracionesMomento y métodos de remesa estatutariaMantenimiento de documentación lista para auditoríaLección 3Archivo y conservación de registros: recibos de pago, formularios fiscales, diarios de nóminas, períodos de retenciónAprenderás a diseñar la conservación de registros de nóminas, incluyendo recibos de pago, registros, diarios y formularios fiscales, definir períodos de retención por tipo de documento y jurisdicción, y configurar procesos seguros de almacenamiento y recuperación para auditorías e indagaciones.
Registros clave de nóminas y sus propósitosDiseño de recibos de pago y estados de gananciasEstructuras de diarios y registros de nóminasReglas de retención por tipo de registroAlmacenamiento seguro y controles de accesoRespuesta a auditorías y solicitudes de registrosLección 4Cálculo de pago, validación y flujo de aprobación: roles de propietario, firmas y timing para nómina quincenalAquí diseñamos el flujo de extremo a extremo de cálculo, validación y aprobación de pagos, definiendo roles, controles y plazos para nómina quincenal para que los resultados de bruto a neto sean revisados, firmados y liberados con precisión y a tiempo.
Construcción del calendario de nómina quincenalEjecución de ciclos de cálculo de bruto a netoReportes de revisión de excepciones y variacionesPasos de aprobación de gerentes y finanzasCortes para cambios y reejecucionesLiberación final y revisión post-nóminaLección 5Manejo de excepciones: pagos fuera de ciclo, correcciones, ajustes retroactivos de pagoEsta sección explica cómo gestionar ejecuciones fuera de ciclo, correcciones y ajustes retroactivos, incluyendo cuándo usar nóminas suplementarias, cómo recalcular impuestos y beneficios, y cómo documentar aprobaciones para reducir riesgo y confusión.
Cuándo ejecutar nóminas fuera de cicloCorrección de errores de nóminas anterioresPago retroactivo y cambios de tarifaRecálculo de impuestos y deduccionesDocumentación de aprobaciones y justificaciónComunicación de ajustes a empleadosLección 6Financiación y ejecución de pagos: ACH, responsabilidades del proveedor de nóminas, conciliaciones bancariasEsta sección cubre cómo financiar nóminas, programar ACH y otros métodos de pago, coordinar con proveedores de nóminas y bancos, y realizar conciliaciones para que movimientos de efectivo, comisiones y pasivos sean precisos, oportunos y completamente trazables.
Determinación de plazos de financiación de nóminasReportes de bruto a neto y requisitos de efectivoFlujos de trabajo de ACH, transferencias y chequesRoles y SLAs de proveedores y bancosConciliación de cuentas bancarias de nóminasManejo de pagos devueltos o rechazadosLección 7Puntos de integración y herramientas: HRIS, registro de tiempo, portales de proveedores de nóminas, hojas de cálculo, APIsAquí exploramos cómo las nóminas se conectan con HRIS, registro de tiempo, beneficios y herramientas bancarias, y cómo usar portales de proveedores, hojas de cálculo y APIs para estandarizar flujos de datos, reducir trabajo manual y mejorar precisión y visibilidad.
Mapeo de flujos de datos relacionados con nóminasInterfaces de sistemas HRIS y registro de tiempoUso efectivo de portales de proveedores de nóminasControles y plantillas de hojas de cálculoIntegraciones y automatización basadas en APIMonitoreo de errores de integración y correccionesLección 8Cálculo de ganancias: asalariados vs por hora, matemáticas de horas extra, manejo de bonos y comisionesEsta sección explica cómo calcular pago regular y horas extra para personal asalariado y por hora, manejar bonos y comisiones, y aplicar tasas correctas, prorrateo y límites para que las ganancias sean precisas, auditables y conformes con políticas en cada ciclo.
Clasificación de empleados asalariados vs por horaEstablecimiento de tasas base y calendarios de pagoElegibilidad y cálculos de tasas de horas extraProrrateo de pago para períodos parcialesMétodos de cálculo de bonos y comisionesDocumentación de reglas y aprobaciones de gananciasLección 9Deducciones y retenciones: impuestos, beneficios, embargos, tratamientos pre-impuesto vs post-impuestoAquí detallamos cómo configurar deducciones de impuestos, beneficios y embargos, distinguir elementos pre-impuesto de post-impuesto, y aplicar límites, prioridades y reglas de jurisdicción para que el pago neto sea correcto y legalmente conforme para cada empleado y período de pago.
Mapeo de deducciones estatutarias vs voluntariasTratamiento de deducciones pre-impuesto vs post-impuestoConfiguración de impuestos federales, estatales y localesReglas de primas y contribuciones de beneficiosPrioridad de orden y límites de embargosPruebas de precisión de pago neto y deduccionesLección 10Entradas de datos de nóminas: tiempo y asistencia, avisos de contratación/baja/cambios, feeds de bajas y beneficiosEsta sección se centra en definir y validar datos de entrada de nóminas, incluyendo tiempo y asistencia, contrataciones, bajas, cambios de puesto y actualizaciones de beneficios, y establecer controles para que solo datos completos y aprobados entren en cada ejecución de nóminas.
Estandarización de entradas de tiempo y asistenciaProcesamiento de contrataciones, bajas y cambios de puestoCaptura de feeds de datos de bajas y beneficiosTiempos de corte para cambios de entrada de nóminasValidación de integridad y precisiónPropiedad de revisión y firma de entradas
