دورة Regisafe

الدرس 1 • قواعد خاصة بالقطاعات: اللوائح البلدية، الحالة المدنية، والسجلات ذات الاحتفاظ الخاص (مثل الضرائب، المزايا الاجتماعية)

يوضح هذا القسم قواعد الوثائق الخاصة بالقطاعات للبلديات، والحالة المدنية، والضرائب، والمزايا الاجتماعية، مع التركيز على الأسس القانونية، وفترات الاحتفاظ، والسرية، والتنسيق بين مكاتب التخصص ومكاتب السجلات.

الدرس 2 • الشفافية وحرية المعلومات: المبادئ، الاستثناءات، والتعامل مع الطلبات العامة

يغطي هذا القسم واجبات الشفافية، وحقوق الوصول، والحدود بموجب قوانين حرية المعلومات والشفافية الألمانية، بما في ذلك الاستثناءات، وتقنيات التحرير، وإجراءات منظمة للتعامل مع طلبات المعلومات العامة.

الدرس 3 • أساسيات قانون السجلات العامة الألماني: التزامات الاحتفاظ، دورة حياة الوثيقة، والسلطة الأرشيفية

يقدم هذا القسم أساسيات قانون السجلات العامة الألماني، موضحًا التزامات الاحتفاظ، والتقييم، ومراحل دورة حياة الوثيقة، ودور السلطات الأرشيفية في النقل والحفظ والوصول إلى السجلات الأرشيفية.

الدرس 4 • حماية البيانات وGDPR في الإدارة العامة: الأساس القانوني، تقليل البيانات، الفئات الخاصة، واحتفاظ السجلات

يشرح هذا القسم كيفية تطبيق GDPR وقوانين حماية البيانات الألمانية على الجهات العامة، بما في ذلك أسس المعالجة القانونية، وتقليل البيانات، ومعالجة الفئات الخاصة، وواجبات التوثيق، والضوابط العملية للاحتفاظ بالسجلات.

الدرس 1 • دورة حياة المجلد ومؤشرات الحالة: المسودة، النشط، المغلق، المؤرشف، وقواعد الهجرة

يشرح هذا القسم مراحل دورة حياة المجلدات في ريجيسيف، من المسودة إلى الأرشيف، بما في ذلك مؤشرات الحالة، ومعايير الانتقال، ومحفزات الاحتفاظ، وقواعد الهجرة التي تضمن بقاء السجلات كاملة وقابلة للوصول وقابلة للدفاع القانوني.

الدرس 2 • تخطيط السجل العلوي: السجلات العلوية، الدلائل، وقواعد التسمية

يصف هذا القسم كيفية تصميم تخطيط سجل ريجيسيف العلوي، بما في ذلك السجلات العلوية، وتسلسلات الدلائل، وقواعد التسمية التي تدعم البحث والتقارير والحدود الأمنية والنمو التنظيمي طويل الأمد.

الدرس 3 • اختيار وحدة الملف الأساسية: لكل شخص مقابل لكل قضية مقابل لكل عملية — المزايا والمعايير

يقارن هذا القسم خيارات وحدة الملف الأساسية في ريجيسيف، مثل لكل شخص، أو لكل قضية، أو لكل عملية، موضحًا المزايا والمخاطر وتأثيرات الامتثال، ومعايير القرار لمساعدة المسؤولين على اختيار هياكل متسقة وقابلة للتوسع.

الدرس 4 • التعامل مع المذكرات الداخلية والوثائق بين الإدارات داخل الهيكل

يغطي هذا القسم كيفية إدارة المذكرات الداخلية والوثائق بين الإدارات في ريجيسيف، بما في ذلك مكان حفظها، وكيفية ربطها بالقضايا، وأنماط مراقبة الوصول، والممارسات التي تمنع التكرار وفقدان السياق.

الدرس 1 • ربط بيانات الوصف لكل وثيقة: مكان تخزين كل نوع وثيقة والحقول الدقيقة للتقاطها

يشرح هذا القسم كيفية ربط كل نوع وثيقة في ريجيسيف بمواقع التخزين وحقول بيانات الوصف. يرى المتعلمون مكان حفظ العناصر، وأي الحقول يتم التقاطها، وكيف تدعم الربط البحث والتقارير.

الدرس 2 • تحديد أنواع الوثائق الأساسية: نموذج التطبيق، بريد المواطن، مذكرة داخلية، قرار/إشعار، إثبات/دليل

يحدد هذا القسم أنواع الوثائق الأساسية في ريجيسيف وحدهاودها. يميز المتعلمون نماذج التطبيق، وبريد المواطنين، والمذكرات الداخلية، والقرارات أو الإشعارات، والأدلة أو الإثباتات، متجنبين التصنيف الخاطئ والفجوات.

الدرس 3 • مخطط بيانات الوصف المطلوبة: الحقول الإلزامية (رقم العملية، الموضوع، معرف الشخص، التواريخ، رمز الاحتفاظ) والحقول الاختيارية

يوضح هذا القسم مخطط بيانات الوصف في ريجيسيف، مشددًا على الحقول الإلزامية والاختيارية. يفهم المتعلمون أرقام العمليات، والمواضيع، والهويات، والتواريخ، ورموز الاحتفاظ، ومتى يتم التقاط بيانات وصف إضافية.

الدرس 4 • ضوابط جودة بيانات الوصف: القوالب، الحقول الإلزامية، قوائم الاختيار، والتدقيقات الدورية

يقدم هذا القسم ضوابط جودة بيانات الوصف في ريجيسيف. يطبق المتعلمون القوالب، والحقول الإلزامية، وقوائم الاختيار، والتدقيقات الدورية لمنع الأخطاء، واكتشاف المشكلات مبكرًا، والحفاظ على جودة البيانات طويلة الأمد.

الدرس 1 • تعريفات الأدوار ونموذج الأذونات: الموظفون العاديون، قادة الفرق، ضباط السجلات، الوصول الخارجي/الإدارات الأخرى

يحدد هذا القسم أدوار ريجيسيف، وأذوناتها الافتراضية، وكيف يدعم نموذج الأذونات احتياجات الأعمال. ستتعلمون كيفية تعيين الأدوار، وتجنب التعارضات، وتوثيق الوصول المبرر للتدقيق.

الدرس 2 • التسجيل، المراقبة، واستجابة الحوادث: سجلات التدقيق، مراجعات الوصول، وإجراءات التعامل مع الانتهاكات

يوضح هذا القسم التسجيل والمراقبة واستجابة الحوادث في ريجيسيف. ستتعلمون كيفية التقاط سجلات التدقيق، وتشغيل مراجعات الوصول، والاستجابة للانتهاكات المشتبه بها باستخدام إجراءات محددة.

الدرس 3 • فصل الواجبات وسير عمل الموافقة: من يمكنه إنشاء، تعديل، توقيع، وحذف السجلات

يشرح هذا القسم كيفية فرض فصل الواجبات في ريجيسيف، من إنشاء السجل إلى الحذف. ستتعلمون من يمكنه الموافقة أو التوقيع أو إزالة السجلات، وكيفية تصميم سير عمل يمنع الاحتيال والأخطاء.

الدرس 4 • حماية البيانات الحساسة: التعامل مع البيانات الشخصية، البيانات الصحية، والوثائق ذات الفئات الخاصة؛ ممارسات إخفاء الهوية والتحرير

يركز هذا القسم على حماية البيانات الحساسة في ريجيسيف، بما في ذلك السجلات الشخصية والصحية والفئات الخاصة. ستطبق إخفاء الهوية، والتحرير، وأنماط المشاركة الآمنة التي تدعم الامتثال القانوني.

الدرس 1 • تعيين الوثائق وإنشاء الملف: اختيار وحدة الملف الرئيسية ووضع الوثائق في المجلدات الفرعية الصحيحة

يشرح هذا القسم كيفية تعيين الوثائق للملف الصحيح، وإنشاء ملفات جديدة عند الحاجة، وهيكلة المجلدات الفرعية. يركز على تجنب التكرارات، والحفاظ على السياق، وضمان تاريخ القضايا متسق وقابل للبحث.

الدرس 2 • النشر والتواصل: إرسال الشهادات/القرارات إلى المواطنين وتسجيل المراسلات الصادرة

يشرح هذا القسم كيفية إرسال القرارات والشهادات إلى المواطنين والشركاء، وتسجيل المراسلات الصادرة، وضمان إثبات الإرسال. يغطي القنوات، والتسجيل، وربط الردود بملف القضية.

الدرس 3 • الاستقبال والتسجيل: التقاط البريد، تعيين أرقام العمليات، وإدخال بيانات الوصف الأولية

يغطي هذا القسم كيفية التقاط البريد الوارد والمرفقات، وتسجيلها، وإثرائها ببيانات وصف أولية في ريجيسيف. يشرح تعيين أرقام العمليات، وتصنيف المحتوى، وضمان الاستقبال القابل للتتبع والمتوافق.

الدرس 4 • الإغلاق ووسم الاحتفاظ: تعيين فترات الاحتفاظ، إنهاء بيانات الوصف، وتغيير الحالة إلى مغلق

يغطي هذا القسم كيفية إغلاق القضايا في ريجيسيف، وتعيين فترات الاحتفاظ، وإنهاء بيانات الوصف. يشرح تغييرات الحالة، والتحققات الجودية، وضمان بقاء الملفات المغلقة قابلة للقراءة وموثقة بشكل صحيح.

الدرس 5 • صياغة القرار والموافقة والتوقيع: القوالب، تحديثات بيانات الوصف، والتوقيعات الرقمية

يصف هذا القسم صياغة القرارات والشهادات الرسمية باستخدام القوالب، وتحديث بيانات الوصف، وتطبيق التوقيعات الرقمية. يؤكد على سير عمل الموافقة، وفصل الأدوار، ونزاهة السجلات الموقعة.

الدرس 6 • الأرشفة والنقل إلى مركز السجلات: صيغ التصدير، المجاميع التحققية، والتسليم للسلطة الأرشيفية

يوضح هذا القسم إعداد الملفات المغلقة للنقل إلى مركز السجلات. يغطي صيغ التصدير، والمجاميع التحققية، والتغليف، وتقارير التحقق، والتسليم الرسمي للسلطة الأرشيفية مع مسؤوليات واضحة.

الدرس 7 • المعالجة والتعاون: مراقبة الإصدارات، الاستعلام/الإرجاع، والمذكرات الداخلية لأعمال القضايا

يوضح هذا القسم كيفية تعاون الموظفين على وثائق القضايا باستخدام ريجيسيف. يغطي مراقبة الإصدارات، وقواعد الاستعلام/الإرجاع، والمذكرات الداخلية، وتوثيق القرارات، مضمونًا معالجة شفافة ومنسقة.

الدرس 1 • إدارة التغيير: خطوات الإطلاق، مجموعات الطيار، دوائر الردود، ودورات التحسين

يشرح هذا القسم إدارة التغيير في ريجيسيف، تغطية تخطيط الإطلاق، ومجموعات الطيار، ودوائر الردود، ودورات التحسين حتى يتم تبني العمليات الجديدة بسلاسة، وتقليل المقاومة، ودمج الدروس من المستخدمين الأوائل بسرعة.

الدرس 2 • تطوير إرشادات داخلية موجزة وقوالب مرجع سريع للموظفين

يظهر هذا القسم كيفية إنشاء إرشادات داخلية موجزة وقوالب مرجع سريع لريجيسيف تساعد الموظفين على تذكر الخطوات الرئيسية، وتقليل الأخطاء، وتطبيق الممارسات المتسقة دون الحاجة إلى استشارة وثائق السياسات الطويلة في كل مرة.

الدرس 3 • مواضيع خطة التدريب: ممارسة إدخال بيانات الوصف، معالجة الأذونات، وسير العمل الشائعة

يرسم هذا القسم كيفية تصميم خطة تدريب ريجيسيف، مركزًا على ممارسة إدخال بيانات الوصف العملية، ومعالجة الأذونات، وسير العمل الشائعة حتى يتمكن الموظفون من إنشاء والبحث عن وحماية السجلات بثقة في السيناريوهات التشغيلية اليومية.

الدرس 4 • أدوات التحسين المستمر: قوائم التحقق، قواعد التحقق الآلية، وتتبع KPI

يقدم هذا القسم أدوات عملية للتحسين المستمر في ريجيسيف، بما في ذلك قوائم التحقق التشغيلية، وقواعد التحقق الآلية، وطرق تتبع KPI التي تبرز جودة البيانات، وتبني المستخدمين، واتجاهات كفاءة العملية مع مرور الوقت.